Kontakt oss:

T:33 35 82 00
F:33 35 82 10

Personvernerklæring for HBL Advokatfirma Haraldsen Bydal Lie

1. Innledning

I forbindelse med utførelse av advokatoppdrag er det nødvendig å behandle personopplysninger, og vi behandler personopplysninger i henhold til den til enhver tid gjeldende personvernlovgivning, herunder EUs personvernforordning (GDPR). HBL vil også behandle personopplysninger som en følge av rettslige forpliktelser. Eksempler er plikter som følger av regler i hvitvaskingslovgivningen, domstolloven og advokatforskriften.

 

Med personopplysninger menes informasjon som direkte eller indirekte kan knyttes til en enkeltperson som navn, adresse, mobiltelefonnummer, e-postadresse og opplysninger som knytter seg til saksforholdet.

 

Daglig leder i HBL Advokatfirma har behandlingsansvarlig for personopplysninger.

 

Kontaktinformasjon: 

Adresse: Storgata 41, Tønsberg
E-post: post@hbl.no
Telefon: 33 35 82 00
Organisasjonsnummer: 971 421 665

 

2. Hvem vi behandler personopplysninger om

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

 

  • Privatkunder
  • Klienter i straffesaker
  • Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
  • Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
  • Personer som er involvert i saker vi bistår i
  • Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
  • Besøkende på vår nettside
  • Søkere til stillinger ved HBL

 

3. Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

 

Etablering av klientforhold: Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn og hva saken gjelder. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

 

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi normalt innhente følgende opplysninger:

 

    • fullt navn eller foretaksnavn,
    • fast adresse, e-postadresse, telefonnummer

 

Når kundekontroll er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c, innhenter vi kopi av legitimasjon hvor også fødselsnummer fremgår.

 

Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

 

Sakshåndtering: Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

 

Kunnskapsforvaltning: Av og til vil vi, for gjenbruk av utarbeidede dokumenter, kunne lagre anonymiserte versjoner av dokumentene i vårt elektroniske saksbehandlingssystem. Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

 

Klientadministrasjon. Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

 

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Personopplysninger vil kun bli lagret så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet. Dette betyr for eksempel at personopplysninger vi behandler på bakgrunn av ditt samtykke slettes når samtykket trekkes tilbake. Opplysninger som er lagret i henhold til lovpålagte forpliktelser slettes når plikten opphører. Typiske eksempler på dette er oppbevaringsplikten etter hvitvaskingslovgivningen og bokføringslovgivningen.

 

Vi oppbevarer saksdokumenter i vårt elektronisk saksbehandlingssystem, samt fysiske saksmapper. Fysiske saksmapper makuleres 10 år etter at saksmappen er arkivert. Elektroniske saksdokumenter, som oppbevares i vårt saksbehandlingssystem, vil normalt ikke slettes ved mindre klienten ber om dette eller lagring ikke lengre anses som nødvendig for å oppfylle formålet med opplysningene.

 

Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

 

Fakturering: Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes som regel personens private postadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

 

IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre IT-leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

 

Trafikk på vårt nettsted: Ved bruk av vårt nettsted samler vi anonymiserte trafikkdata via Google Analytics, ved hjelp av cookies. Det vil si at informasjon om brukeren (for eksempel om brukeren har besøkt nettstedet før, hvor lenge hver økt varer, hvilket nettsted brukeren kom fra, osv.) samles og anonymiseres automatisk. Dette gjør vi for å kunne optimalisere nettsiden. Det rettslige grunnlaget for behandlingen av disse anonymiserte opplysningene er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

 

Rekruttering: I forbindelse med rekruttering mottar og lagrer vi søknader, CV’er, vitnemål osv. Disse lagres normalt inntil ett år etter ansettelse til den aktuelle stilling, ved mindre annet er avtalt med den enkelte søker. Grunnlaget for dette er avtale med den som søker, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

 

4. Hvem vi deler personopplysninger med

Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger, ettersom vi foretar backup-lagring av våre datasystemer. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

 

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

 

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

 

5. Dine rettigheter

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

 

Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

 

Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

 

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

 

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

 

6. Sikkerhet

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

 

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

 

Vi har vedtatt interner IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

 

7. Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

 

8. Kontakt oss

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss:

 

  • HBL Advokatfirma Haraldsen Bydal Lie
  • Adresse: Storgata 41, Tønsberg
  • E-post: post@hbl.no
  • Telefon: 33 35 82 00
  • Organisasjonsnummer: 971 421 665

 


Kontakt oss:

T:33 35 82 00
F:33 35 82 10